Így szervezzen rendezvényt szállodába!
Sok vállalkozás, intézmény kerül időről időre abba a helyzetbe, hogy rendezvényt kell szerveznie, akár többnaposat is, ha a helyzet úgy hozza.
A helyszín kiválasztásánál sok szempontot érdemes mérlegelni, viszont jellemzően jó döntés, ha egy rendezvényszervezésre specializálódott szálláshelyre esik a választása, ami rendelkezik kellő infrastruktúrával és a kapcsolódó szolgáltatásokkal.
Ennek jó példája Magyarországon a Hotel Karos Spa Zalakaros rendezvényterme. Ebben a cikkben összegyűjtöttünk néhány szempontot, amik Önnek is segíthetnek egy sikeres szállodai rendezvény lebonyolításában.
Célkitűzések, technikai feltételek
Az első lépés, mielőtt akár csak a telefont felemelné, a célkitűzések meghatározása kell, hogy legyen: mit szeretne a rendezvénnyel elérni, milyen eredménnyel lenne elégedett.
A rendezvény profilját is érdemes pontosan körülírni, hiszen tudnia kell azt is, mit szervez tulajdonképpen: üzleti vásárt, konferenciát vagy valamilyen ünnepi eseményt. Azt is tudni kell előre, hogy milyen költségvetés áll rendelkezésre, és ebből mennyi fordítható a helyszínre, szállásra, étkeztetésre.
Azt is tisztázni kell, hogy a lebonyolításhoz milyen technikai feltételek szükségesek, kell-e hangosítás, lesz-e vetítés, milyen minőségű internetre van szükség.
Kommunikáció a szálláshellyel
A fenti tervek birtokában már a helyszín keresése is könnyebb, hiszen tudni lehet a vendégek számát, a rendezvény jellegét, a technikai igényeket, ezek birtokában már az adott szálláshely is tud konkrét árajánlatot adni, illetve meg tudja állapítani, alkalmas-e az esemény befogadására.
A szabály az, hogy inkább előre kérdezzen, mint utólag búslakodjon, azaz nyugodtan kérdezze meg szervezés közben a szálloda munkatársait, hogy ha valami nem egyértelmű. Erre specializálódott helyeken a hotelnek van saját rendezvényszervezője, eseménymenedzsere, akinek az a dolga, hogy a megrendelővel pontosan kidolgozza a részleteket, és segítsen a zavartalan lebonyolításban.
A kapcsolattartók személyét fontos előre tisztázni, hogy ne legyen semmiképpen sem zavar az együttműködésben, ez fontos a hotelnek is, hiszen a legjobb reklám az elégedett vendég szívből jövő ajánlása.
A vendégek kezelése
Ha a rendezvény nyilvános, azaz szabadon lehet regisztrálni rá, akkor fontos a megfelelő promóció, hogy a lehetséges résztvevők időben és pontosan értesüljenek az eseményről.
Ugyanígy fontos a vendégek regisztrációja is, tudni kell, ki és mikor érkezik, meddig marad, milyen szállást igényel, vannak-e speciális étkezési igényei. Sőt, a vendégek felé is pontosan kommunikálni kell a programot és a körülményeket.
Ha a fenti javaslatokat figyelembe veszi céges rendezvénye, konferenciája szervezésekor, akkor jó eséllyel az esemény gördülékenyen fog lezajlani. És ha valami váratlan esemény történik, akkor sem kell kétségbeesni, hiszen a hotel szakemberei segítenek a megoldásban.
Persze nagyon sok minden múlik a környezeten is, épp ezért erről sem szabad megfeledkezni a hotel kiválasztása során.
Hirdetés (X)